Infos für Aussteller

Hier finden Sie die aktuellen Preise (unverändert gegenüber 2017 und 2018 !) für die Grundflächen der Stände der AFCEA   Ausstellung 2019  in den Räumen des Maritim Hotel Bonn.

Standgebühr:
Korporative AFCEA-Mitgliedsfirmen:                         €  190,-- /qm

Nicht-AFCEA-Mitgliedsfirmen:                               €  205,-- /qm
zuzüglich der gesetzlichen MWSt.

Aufpreis für Eckstände/Blockstände (=2 offene Seiten):    (keine Berechnung für Stände auf FOYER III und Saal MARITIM - Empore)
Korporative AFCEA-Mitgliedsfirmen:                          €   20,-- /qm
Nicht-AFCEA-Mitgliedsfirmen:                                     €   25,-- /qm
zuzüglich der gesetzlichen MWSt.

Mit der Standgebühr erwirbt der Aussteller das Anrecht auf die im Standplan definierte Standfläche (ohne Aufbauten). Bei Aufbau der Stände sind diese Flächen gem. Maßplan vermessen und mit Tesakrepp auf dem Boden gekennzeichnet.
Der Standbau erfolgt in Zuständigkeit und auf Kosten des Aussteller. Nach Abbau ist die Standfläche besenrein zu hinterlassen.
In der Standgebühr ist von Seiten AFCEA Bonn e.V. die Organisation und Abwicklung der Ausstellung, die zur Verfügung gestellten Flyer sowie die Nebenkosten für Elektroanschlüsse (bis 3 kW pro Stand), Werbekosten und Endreinigung enthalten.

Zahlung und Stornierung:
Der Versand der Rechnungen an Sie erfolgt am 28.01.2019  (Zahlungsziel: 28.02.2019)

AFCEA behält sich vor, falls die Rechnung bis zum 30.03.2019 nicht bezahlt ist, Ihre Anmeldung ohne weitere Mahnung unberücksichtigt zu lassen und den Stand an andere Bewerber zu vergeben.

Stornierungsgebühren:
  25%     nach dem 15. Dezember 2018
  50%     nach dem 15. Januar 2019
100%     nach dem 15. März 2019

Informationen zum Standbau

Hier finden Sie organisatorische Informationen rund um den Standbau zu folgenden Themen:

• Anlieferung von Ausstellungsmaterial
• Messebaufirmen
• Standaufbau/Raumhöhen in den einzelnen Räumen
• Standbau
• Standreinigung

Anlieferung von Ausstellungsmaterial

Wenn Sie postalisch oder durch eine Spedition Ausstellungsprodukte/Material für die AFCEA Fachausstellung in das Maritim Hotel Bonn anliefern lassen möchten, ist dies ab dem 08.04.2019, 07.30 h, möglich  .

Ich empfehle folgende Anschrift

Firma - Stand Nr. (entsprechend anpassen !!!)
c/o Ausstellungsbüro AFCEA Bonn e.V.
Maritim Hotel Bonn
Kurt-Georg-Kiesinger-Allee 1
53175 Bonn

Im Ausstellungsbüro von AFCEA Bonn e.V., das während der Aufbauphase und der Ausstellung durchgängig während des Tages (ab 07.30 h - 22.00 h) durch besetzt ist, können die angelieferten Gegenstände jederzeit durch einen Firmenangehörigen abgeholt werden.

Messebaufirmen

Für den Bau Ihres Standes empehlen sich nachstehende Messebaufirmen, die sich durch die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter beim Bau der Stände vergangener AFCEA-Fachausstellungen bewährt haben.

   Jo Bramer Messebau
   Industriepark Klause
   51789 Lindlar/Köln
   Tel.: 02266 / 80 30
   Fax: 02266 / 23 33
   e-Mail: info@jo-bramer.de

   Messe Consulting Vilela
   Kurt-Schumacher-Str. 16
   51427 Bergisch Gladbach
   Tel.: 02204 / 21702
   Fax: 02204 / 68376
   Mobil:  0171 / 3481252
   e-Mail: mcvilela@t-online.de

Standaufbau - Raumhöhen

 Raumhöhen in den Räumen des Maritim Hotel Bonn Stadthalle (nutzbar für Standbau)

Der Standaufbau kann grundsätzlich am 07. April 2019 nach dem zeitlich gestaffelten Einbringen des Standbaumaterials ab 11.00 Uhr beginnen. Die Standpositionen sind dann vermessen und gekennzeichnet.

Für das Entladen des Standbaumaterials sind zurzeit folgende Zeitfenster vorgesehen:

- Saal MARITIM:                                  ab 11.00 Uhr

- Saal BEETHOVEN und SCHUMANN:   ab 14.00 Uhr

- FOYER I, II und III:                           ab 16.30 Uhr

Falls sich Änderungen ergeben, werden diese bei der Ausstellungsbesprechung im Februar und mit Mail bekanntgegeben.

Vorsorglich weise ich darauf hin, dass wenig Park- und Abstellflächen vorhanden sind. Daher bitte ich um zügige An- und Abfahrt über den Meldekopf auf dem Parkplatz RHEINAUE sowie um ein unverzügliches Entladen der Standbaumaterialien. Lagermöglichkeiten für Verpackungsmaterial etc. bestehen nicht. Für sperrige Abfälle steht ein Container bereit.

Hinweis: 
In der Regel werden Stände mit Rück- und Seitenwänden gebaut. Sollten Sie zur Präsentation Ihrer Exponate nur Rollup-Displays vorsehen, denken Sie bitte daran, dass die Rück- und Seitenwände der Nachbarstände nicht immer in einem einwandfreien, neutralen und sauberen Zustand sind. Eine Kontaktaufnahme mit Ihren Ausstellungsnachbarn ist daher ratsam. 

Standabbau

Wegen der schlechten Erfahrungen in den vergangenen Jahren weise ich noch einmal ausdrücklich darauf hin, dass der Standabbau nicht vor dem offiziellen Ausstellungsschluss um 17:00 Uhr erfolgen darf. Werden Stände vor diesem Zeitpunkt abgebaut werden Konventionalstrafen gem. der Allgemeinen Ausstellungsbestimmungen fällig.
Alle Stände müssen bis spätestens 12.04.2019, 15:00 Uhr abgebaut sein. Die Stände F 01, F 02 und F 03 müssen bis 11.04.2018, 23.30 Uhr abgebaut sein.

Ein verspäteter Standabbau kann zu Regressansprüchen von seiten des Maritim Hotel Bonn, welche von AFCEA Bonn an die Aussteller weitergegeben werden..

Die abgebauten Stände sind besenrein zu verlassen. Bitte haben Sie Verständnis, dass künftig verschmutzt hinterlassene Stände dokumentiert werden und die Nachreinigung den ausstellenden Firmen in Rechnung gestellt wird.

Standreinigung vor der Fachausstellung

Die Ausstellungsräume, nicht die Stände, werden jeweils an den beiden Ausstellungstagen vor Eröffnung gereinigt. Sollten sie eine spezielle Standreinigung wünschen, bringen Sie bitte an Ihrem Stand einen deutlich lesbaren Hinweis: "Standreinigung erwünscht" an.

Informationen des Maritim Hotels Bonn  -  Übernachtung

Für die AFCEA Fachausstellung 2019 bietet das Maritim Hotel Bonn vom 7. - 12. April 2019 Sonderkonditionen für Aussteller an:

ÜBERNACHTUNG inkl. Frühstück

In den Zimmerpreisen sind folgende Leistungen enthalten:
•    Übernachtung in einem Zimmer der gebuchten Kategorie
•    Teilnahme am Maritim Business-Frühstück
•    freie Benutzung des Schwimmbades

Ferner wird die Möglichkeit eines kostenfreien Zugangs ins Internet via LAN oder WLAN (Download bis 512 Kbit/s, Upload bis 128 Kbit/s) angeboten.

BEHERBUNGSSTEUER
Die Stadt Bonn erhebt seit dem 01.07.2015 eine Beherbergungssteuer auf alle Hotelübernachtungen. Die Höhe der Abgabe beträgt 5 % des Bruttoübernachtungsprei ses. Ausgenommen von der Abgabe sind Übernachtungen, die beruflich zwingend erforderlich sind, wobei der geschäftliche Anlass stets nachzuweisen ist.

In allen Fällen, in denen dieser Nachweis nicht geführt wird, sind die Gäste verpflichtet, die Abgabe an die Stadt Bonn abzuführen. Wenn bei Ihnen ein Fall einer geschäftlich veranlassten Übernachtung vorliegt, werden Sie gebten, dem Hotel bei Anreise die ausgefüllte Erklärung bei selbststädiger gewerblicher oder freiberuflicher Tätigkeit oder die Arbeitgeber- oder Dienstherrenbescheinigung bei nichtselbstständiger Tätigkeit auszuhändigen. Die amtlich erstellten Formulare sind hier zum download eingestellt.

ABRUFKONTINGENT
Das Zimmerkontingent ist bis zum 12. Februar 2019 von den Teilnehmern selbst unter  dem  Stichwort - AFCEA FACHAUSSTELLUNG - abzurufen. Nicht abgerufene Zimmer fallen an oben geanntem  Termin  automatisch  zurück  in den freien Verkauf.

Hierfür steht Ihnen die Reservierungsabteilung sehr gern unter Telefon: 0228 8108 777 oder per Mail unter reservierung.bon@maritim.de zur Verfügung.

Catering für den Stand

Gemäß Mietvertrag mit dem Maritim Hotel Bonn für die AFCEA Fachausstellung ist das Catering auf den Ständen im Grundsatz über das Maritim Hotel Bonn abzuwickeln.

Folgende weitere Regelungen haben wir mit dem Maritim Hotel Bonn vereinbart:

• Grundsätzlich sind durch die Aussteller Speisen und Getränke gem. Cateringliste über das Maritim Hotel Bonn zu beziehen
• Das Maritim Hotel Bonn gewährt einen Ausstellerrabatt von 10 % auf die gesamte Cateringliste
• Gegen eine von AFCEA Bonn zu entrichtende Pauschale (Korkgeld) können Kaffeemaschinen ohne Gebühr auf den Ständen genutzt werden. Bei Bedarf stellt das Maritim Hotel Bonn Kaffeegeschirr zur Verfügung (nach Voranmeldung - auf Kosten der Aussteller/siehe Cateringliste).
• Beabsichtigen Aussteller spezielle Speisen und spezielle Getränke (also solche, die nicht in der Cateringliste enthalten sind)  auf den Stand einbringen, ist das Korkgeld direkt mit dem MARITIM Hotel Bonn abzusprechen.

Strombestellung, wenn Strombedarf > 3 kW

Für alle Stände ist im Standpreis ein Stromanschluss von 3 kW enthalten (Einrichten und Stromkosten).
Falls auf dem Stand mehr Strom als 3 kW benötigt wird, ist dieser über das MARITIM Hotel zu bestellen. Das MARITIM Hotel richtet den gewünschten Stromanschluss ein und rechnet mit den Ausstellern direkt ab.

Hier finden Sie das  Bestellformular AFCEA Fachausstellung 2019 des MARITIM Hotels  zum download   ,
mit dem Sie beim MARITIM Hotel Bonn

•  Ihre Cateringbestellung aufgeben können
•  Kaffeemaschinen und Kaffeegeschirr ordern können
•  zusätzliche Stromanschlüsse über 3 KW hinaus bestellen können.

spätester Termin: 28. März 2019

Kontakt:

Frau Alisa Felis
Group & Convention Manager
Maritim Hotel Bonn
Godesberger Allee
53175 Bonn
-----------------------------------------
Telefon: +49 228 8108-886
Telefax: +49 5222 953-41422
E-Mail: afelis.bon@maritim.de
http://www.maritim.de / http://www.maritim.com